印刷企业信息管理系统分析

随着计算机网络技术的飞速发展，越来越多的企业借助于信息系统来提高自身的管理水平，力求在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为传统加工业，印刷加工的工艺复杂，环节多，稍不注意就会出纰漏，造成极大的浪费，所以，采用信息系统进行管理至关重要。

      印刷企业在建立信息管理系统之前，数据库的选型相当重要，应结合具体的系统功能要求，并综合考虑多方面因素。网络版FOXBASE数据库具有强大的处理能力和高度的灵活性，能够满足印刷企业的需求，也是目前印刷企业普遍应用的一种数据库。本文主要研究印刷企业如何在FOXBASE数据库的基础上构建自己的信息管理系统。

      数据库的组成

      印刷企业可根据实际需要建立相应的信息管理系统用户数据库。用户数据库主要由以下子数据库组成。

      1.业务管理

      包括订单管理、报价管理、客户信息管理及客户服务。可以实现客户联系、货源联系、业务计划安排、与调度中心协调、安排印刷、总结业务完成情况、外协计划、提醒超过预定期限的未交款项、客户服务管理（客户意见反馈/投诉情况等）等基本功能。

      2.生产管理

      包括调度中心系统，印前、印刷、印后子系统，设备管理，它是印刷企业的核心。

      3.物料管理

      包括物料库存、物料采购、成品/半成品、领退料、物料盘点。

      4.财务管理

      进行成本分析、计算和成本差异分析管理，业务核算，材料核算，出纳、审核管理，工资、账目、固定资产管理。

      5.其他

      人事、公共信息等的统计和分析。

      数据流程分析

      业务部门与客户联系，取得订单并与相关部门取得联系（物料能否满足，生产能否满足），如果通过审核则提交到调度中心，由它根据交货期限预排，并给出可以按时交货的答复。业务部门需要调度中心从总体上依据进度和印品需求，安排合适的印前、印刷、印后工序并制作印品跟单。

订单确定之后交由调度中心进行生产安排。调度中心确定生产优先级别、物料与生产资源的满足情况，安排合适的进度，开出生产单，确定制作工艺，转交生产部门（印前、印刷、印后加工）。当物料不能满足时，需要与物料部门联系，由物料部门做出采购计划。

      印前部门按生产单的安排，根据工序要求与物料部门联系，取得所需物料（胶片、酒精、显影液等），标明相关事项。完成制作之后标注完成，可以进行下一制作，并移交跟单给下一工序。

      印刷部门与印前部门联系，如有问题则将信息反馈给印前部门。印刷部门根据需要与物料部门联系，领取所需物料（纸张、油墨等）进行印刷，完成印刷后，注明完成，表示可以接受其他印刷安排，同时将半成品移交印后加工部门。

      印后加工部门同样要对半成品的信息进行反馈，并与物料部门联系，取得相关物料。成品完成之后，清点合格品数量，及时与调度中心联系，补齐尾数，而后打包入库。

      客户提货前需要与业务部门联系，由业务部门发出货单。出货将按照订单要求将产品送到指定地点。财务部门负责具体的款项，并对结账情况进行跟踪管理。

      物料部门除了日常的原材料、半成品/成品管理（印刷企业中的半成品一般在车间流动，库存不对其进行管理；但当暂停时则将半成品入库）外，还负责物料的采购、物料供应商的管理等。物料部门采购原材料后，验收入库，如发现问题则退料，并填写相关单据。生产部门在领取原材料时，填写领料单，生产过程中的剩余材料要退还给仓库。

      各部门间的信息流动可通过企业内部局域网实现，与外部进行信息交流可通过Inte.net来实现。

      数据库具体内容

      1.共享数据库

      (1) 业务部门主要用到以下数据库：

      订单库——主要存放有订单编号、客户代号、产品名称、要求数量、规格、单价、是否签印刷样张、签样日期、交货日期、交货方式、交货地点、运输费用、结算方式、结算期限、币种、业务人员、接单时间、包装说明（包装方式，尺寸等）、备注等。

      客户管理库——主要存放客户信息、客户代号、客户名称、地区、地址、联系方式、联系人员、备注等。

      客户服务库——主要存放订单编号、客户代号、服务内容、原因、备注等。

      (2) 生产部门主要用到以下数据库。

      调度信息数据库——主要存放生产单编号、订单编号、安排日期、应完成日期、印前及印刷和印后加工工艺要求、调度人员、确认人员、负责人员、备注等。

      印前信息库——主要存放生产单号、订单编号、印前类别、制作人员1、制作人员2……、印前要求、分版、新旧版、完成日期、备注等。

      印刷信息库——主要存放生产单编号、订单编号、印刷类别、机组1、机组2……、印刷要求、印刷方法、完成日期、用纸名称、纸张总数、半成品数量、色次代号或说明、放损数量、备注等。

      印后信息库——主要存放生产单编号、订单编号，印后类别、安排信息、印后要求、完成日期等。

      设备管理库——主要存放设备档案，设备登记卡，设备使用档案，设备维修保养情况，设备更新、改造、折旧、报废情况，设备变动，配置变化，备注等。

      (3) 物料管理部门使用的数据库包括：

      物料管理库——主要存放物料编号、名称、规格、数量、单位、单价、金额、采购、验收、保管、记账、供货单位、发票号码、日期、备注等。

      领料库——主要存放编号、名称、规格、单位、数量（计划/实发）、单价、金额、领料人、经办人、日期、备注等。

      退料库——主要存放编号、名称、规格、单位、数量、退料人、经办人、日期、备注等。

成品/半成品数据库——主要存放编号、名称、规格、单位、数量、出入库人员、经办人、出入库日期、备注等。

      盘点库——主要存放编号、名称、规格、单位、账面、结存数、实际盘点数、盘点人、保管人、日期、备注等。

      采购与物料供应商库——主要存放供方物料代码、商品名称、价格、价格变动、批量要求、规格、交货地点、运输方式、付款方式、币种，供应商代码、名称、地址、联系方式、联系人、信誉记录（按时交货情况/质量/售后服务等情况），供应商技术水平、设备及能力，采购单确认情况（确认/未确认/进行中/完成）等。

      (4) 人事信息库：主要存放员工的编码、姓名、个人资料等信息。

      (5) 财务信息库：主要存放货款管理信息、工资管理和财务所用信息。

      2.非共享数据库

      为非共享、独占数据库，视印刷企业内部具体情况而定。原则上为了减轻网络传输和服务器压力，提高整个系统的性能，应当放于本地机上。

      以上各系统所涉及到的数据操作主要包括：数据录入、更新、删除、备份，数据统计、排序与索引、检索，数据库关联、更新与链接等。

      3.实例

      例1.有职称数据库ZC.DBF，其数据库结构为：日期（D，8），职称（C，6），级差（N，6，2）。另有职工简况数据库ZGJK.DBF，其数据库结构为：职工号（C，6），姓名（C，8），性别（C，2），出生日期（D，8），婚否（L，1），职称（C，6），基本工资（N，7，2）。

按某印刷企业规定，职工每两年晋升一级工资。要求进行工资调级，并根据每个职工的任职年限是否达到两年，晋升相应职称的工资级差，修改职工简况库中的基本工资字段。为了计算职工调级后的基本工资，在职工简况数据库中增加一个新字段：晋升日期（D，8）。为了避免重复晋升，应标志出各个记录本次是否已经调整过工资，需另增加一个字段：已调（L，1）。具体操作如下：

      ．SET DEFAULT TO C      (设置当前盘符为C盘)

      ．SELECT 1

      ．USE ZC                  （在1区打开职称库）

      ．LIST

      RECORD# 日期         职称       级差

        1     01/01/99    五级职员    30．00

        2     01/01/99    工程师      20．00

        3     01/01/99    高级工      30．00

        4     01/01/99    四级职员    40．00

        5     01/01/99    中级工      20．00

        6     01/01/99    初级工      14．00

      ．INDEX ON 职称 TO ZCINDEX    （为关联作准备）

        6 RECORDS INDEX

      ．SELECT 2

      ．USE ZGJK                 （在2区打开简况库）

      ．SET RELATION TO 职称 INTO A

                 （关联逻辑是：B->职称=A->职称）

      ．GO TOP

      ．LIST NEXT 4 姓名,基本工资,职称,A->级差,已调

      RECORD# 姓名  基本工资 职称    A->级差 已调

             1    董新桥 805.12  中级工    20．00   .F.

             2    李小明 904.35  工程师    20．00   .F.

             3    张琳   604.28  初级工    14．00   .F.

             4    程红   825.60  五级职员  30．00   .F.

      ．REPLACE ALL 基本工资 WITH 基本工资+A->级差 FOR YEAR（A->日期）-YEAR（晋升日期）>=2 .AND..NOT.已调

        10 replacements

      ．REPLACE ALL 已调 WITH .T. FOR YEAR（A->日期）-YEAR（晋升日期）>=2

        10 replacements

      ．GO TOP

      ． LIST NEXT 4 姓名,基本工资,职称,A->级差,已调

      RECORD# 姓名  基本工资 职称     A->级差 已调

           1       董新桥 825.12  中级工    20.00    .T.

           2       李小明 904.35  工程师    20.00    .F.

           3       张琳   618.28  初级工    14.00    .T.

           4       程红   825.60  五级职员  30.00    .F.

      ．CLOSE DATABASE

      例２.有生产管理数据库SCGL，其数据库结构为订单编号（C，10），客户名称（C，10），印刷要求（C，55），制版周期（D，8），印刷周期（D，8），印后周期（D，8）。成品管理数据库CPGL结构为：订单编号（C，10），客户名称（C，10），交货方式（C，8），交货日期（D，8），是否交齐（L，1），剩余数量（N，5）。财务管理数据库CWGL结构为：订单编号（C，10），客户名称（C，10），是否交定金（L，1），应收款（N，6），实收款（N，6），余额期限（D，8），是否结清（L，1）。

      ①统计超过余额期限、未结清印刷费的客户名称及总金额。

      具体操作如下：

      .USE CWGL

      .LIST 客户名称 FOR DATE（）>余额期限 .AND..NOT.是否结清

      RECORD#  客户名称

            1         康泰保险

            4         华中激光

            5         协和医院

            6         光大银行

            8         武汉广场

  协和医院

             6         光大银行

             8         武汉广场

            10        数学通讯

       .CLOSE DATABASE

      4.分析总结

      通过以上实例可以看出印刷企业信息管理系统的合理性和可行性。

      ①系统采用信息中心统一管理数据，便于数据的管理、维护、存储等，使数据共享和安全性得到加强，减少了数据的冗余，有效信息的流转速度加快，效率提高，信息共享程度提高。

      ②生产中各环节的信息能够得到控制，并做分析处理，对各子系统进行有效的调整，适应内部和外部的变化。

      ③有助于印刷企业通过信息的分析发现数据后面不易被发觉的信息，寻找规律，为企业发展提供决策基础。

      ④利用计算机和网络技术来提高管理能力，能够及时获得信息，并对信息提供及时准确的处理。

MILY: 宋体; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: ZH-CN; mso-bidi-language: AR-SA">      系统的功能和可行性主要依赖于技术的支持，Internet技术的发展和普及、计算机和现代通讯技术的快速进步、软件技术的突飞猛进，为系统奠定了坚实的基础。另外，随着社会的不断进步，印刷企业越来越认识到信息管理的重要性。企业管理信息化是企业管理的必由之路。

原文转自：http://www.ltesting.net