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1.3 儘可能的與他人溝通
1.3. 儘可能的與他人溝通
您可以永遠不跟您的使用者溝通。但要注意，即使您認為很小很小，不會被人注意的變動，有可能會讓人力資源部的系統管理助手摸不著腦袋。
您與使用者溝通的方式，會因為組織型態而不同。有些公司使用電子郵件；有些使用內部網站；還有些使用新聞群組或網路聊天室；對有些公司來說，在交誼室的佈告欄上貼張佈告即可。不管您用什麼方法，因地制宜就是了。
1.3. 儘可能的與他人溝通
您可以永遠不跟您的使用者溝通。但要注意，即使您認為很小很小，不會被人注意的變動，有可能會讓人力資源部的系統管理助手摸不著腦袋。
您與使用者溝通的方式，會因為組織型態而不同。有些公司使用電子郵件；有些使用內部網站；還有些使用新聞群組或網路聊天室；對有些公司來說，在交誼室的佈告欄上貼張佈告即可。不管您用什麼方法，因地制宜就是了。
一般來說，最好使用新聞文體的段落方式：
告訴您的使用者您打算做什麼
告訴您的使用者您正在做些什麼
告訴您的使用者您做了些什麼
以下章節將更進一步討論這些步驟。
1.3.1. 告訴您的使用者您打算做什麼
在您做任何事之前，一定要先通知使用者。根據您打算做的改變（升級作業系統的宣導期，會遠大於改變登入畫面顏色的宣導期），還有您使用者的特性（技術人員會比一般使用者更能接受改變），通知的方式也有所不同。
至少，您應該要說清楚：
本次改變的本質
何時發生
為何要做改變
大概要花上多長時間
在改變期間，使用者可能會預期到的衝擊（如果有的話）
如果變動出了問題或有相關疑問，該找誰洽詢
底下是個假設的狀況：財務部門發現，資料庫伺服器的回應速度，有時候會異常緩慢。您打算將伺服器關機，換上更快的處理器，然後重新開機。完成 CPU 升級後，您還要將資料庫移到更快的 RAID 儲存空間上。以下是這個狀況的公告：
系統將於星期五晚間關機
財務部門伺服器將自星期五晚上六點（柏林分公司的時間為早上十點）起，停機約四小時，所有財務應用程式屆時將無法運作。
在這段時間內，我們將更新財務伺服器的硬體與軟體。更新後將可以大幅降低應收帳款、應付帳款、以及每週損益表等應用程式的執行時間。
除了更新軟硬體的這段時間外，大部分使用者將不會感到任何不同。不過，曾自行撰寫 SQL 查詢語法的同仁會發現，部份索引的版面有所變動。這問題已經公佈在公司內部網站的財務部網頁上。
如果您有任何問題、建議、或指教，請透過分機 4321，聯絡系統管理者。
其中有幾點值得注意：
清楚告訴使用者，系統更新的開始與結束時間。
記得變更的時間要對「所有」使用者都有意義，不管他們人在哪裡。
使用一般使用者能了解的文字。受影響的用戶是不會在乎您為系統換上速度 2GHz，L2 快取大上兩倍的 CPU，也不會在乎您把資料庫移到 RAID 5 的邏輯磁區上面去。
