KJ法一般用于以下情况：
(1) 认识新事物(新问题、新办法)。
(2) 整理归纳思想。
(3) 从现实出发，采取措施，打破现状。
(4) 提出新理论，进行根本改造，“脱胎换骨”。
(5) 促进协调，统一思想。
(6) 贯彻上级方针，使上级的方针变成下属的主动行为。
川喜认为，按照KJ法去做，至少可以锻炼人的思考能力。
KJ法的工作步骤：
(1) 确定对象(或用途)。KJ法适用于解决那种非解决不可，且又允许用一定时间去解决的问题。对于要求迅速解决、“急于求成”的问题，不宜用KJ法。
(2) 收集语言、文字资料。收集时，要尊重事实，找出原始思想(“活思想”、“思想火花)。
收集这种资料的方法有三种：①直接观察法，即到现场去看、听、摸，吸取感性认识，从中得到某种启发，立即记下来。②面谈阅览法，即通过与有关人谈话、开会、访问，查阅文献、集体BS法(Brain Storming“头脑风暴“法)来收集资料。集体BS法，类似于中国的开“诸葛亮会”，“眉头一皱，计从心来”。③个人思考法(个人BS法)，即通过个人自我回忆，总结经验来获得资料。
通常，应根据不同的使用目的对以上收集资料的方法进行适当选择，参见表2。
(3)把所有收集到的资料，包括“思想火花”，都写成卡片。
(4)整理卡片。对于这些杂乱无章的卡片，不是按照已有的理论和分类方法来整理，而是把自己感到相似的归并在一起，逐步整理出新的思路来。
(5) 把同类的卡片集中起来，并写出分类卡片。
(6) 根据不同的目的，选用上述资料片段，整理出思路，写出文章来。
表2
符号说明：◎常用;○使用;△不大使用;×不使用。
在应用KJ法时，若要认识新事物，打破现状，就要用直接观察法;若要把收集到的感性资料，提高到理论的高度，就要查阅文献。
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